Sandra's Tipps für hybride Meetings
Wir als Gruppe haben uns gemeinsam zur Einhaltung unserer „Selbstverständlichkeiten“ verpflichtet. Unsere „Selbstverständlichkeiten“ sind für Sie als Gast, ein Garant unserer gleichbleibenden Qualität innerhalb der Gruppe. Den größten Teil leisten hier natürlich unsere Mitarbeiter, die wir durch unsere interne, jährliche Academy zu unterschiedlichen Themen schulen und weiterbilden.
Bei unseren internen Schulungen ist uns neben dem fachlichen Wissen, auch ein großes Anliegen, dass unsere Mitarbeiter einen Seminartag aus der Sicht des Gastes spüren und kennenlernen:
"Wie fühlt es sich an, im Hotel zu Essen, die Seminarpause zu genießen und wie schläft man eigentlich in einem Hotelbett?"
"Wie ist es, wenn die Technik nicht funktioniert, wenn sich das Mittagessen verschiebt, wenn der Seminarraum zu klein ist oder wenn der Trainer vielleicht doch spontan eine Outdoor-Übung machen möchte?"
Dadurch lernen unsere Mitarbeiter schneller und flexibler im Arbeitsalltag zu reagieren, das Verständnis und die Lösungsansätze für manche Herausforderungen werden größer und einfacher.
Und ja auch ich war bei den letzten beiden Veranstaltungen mit dem Thema hybrid - ja oder nein - konfrontiert. Ich durfte am eigenen Leib erfahren, wie viel Flexibilität von unseren Kunden im Moment abverlangt wird.
Erstes Seminar: 15 Teilnehmer angemeldet, 2 Tage vor Veranstaltung davon dann 7 Personen online und nur 8 vor Ort.
Nächstes Seminar / 1 Woche später: 25 Teilnehmer angemeldet, 1 Tag vor dem Seminar 4 Teilnehmer erkrankt – daher wieder hybrid.
Obwohl ich seit über 10 Jahren die Qualitätstrainerin der Symposion Hotels bin und schon vor so mancher Herausforderung gestanden bin, war es so kurzfristig doch eine große Umstellung für mich. Mittlerweile habe ich meine persönlichen Erfahrungen gemacht und auch eine gute Lösung für mich und meine Teilnehmer gefunden, mit folgenden Tipps haben wir die Umsetzung von hybriden Meetings somit gut gelöst:
TECHNISCHE TIPPS:
- Im Hotel Rücksprache halten, ob es bereits eine technische Lösung für hybride Events gibt. Viele Seminarhotels bieten bereits vor Ort einfache Lösungen an (z.B.: weframe, …)
- Sollte keine spezielle Technik vorhanden sein:
- Bild: Kamera vom Notebook des Trainers würde grundsätzlich ausreichen bzw. wäre genauso möglich - hierbei muss man gelegentlich das Notebook "mitdrehen", sodass auch die Online-Teilnehmer alles sehen/mitbekommen.
- Ton: Übertragung funktioniert in unseren Hotels sehr gut über den jeweiligen Beamer im Seminarraum oder über die Lautsprecherboxen. Ich habe bislang keine zusätzliche Tontechnik benötigt.
AKTIV IN DER KOMMUNIKATION SEIN!
- Alle Teilnehmer aktiv einbinden
- Aufgaben übergeben – Online-Teilnehmer sind beispielsweise dafür verantwortlich, dass Fotos gemacht werden (für Nachbereitung) oder die Pausen eingehalten werden.
- "Energizer" (= Muntermacher) so gestalten, dass auch von Zuhause mitgemacht werden kann (kleine Fitnessübungen im Stehen)
- Bei aktiven Übungen die Beobachterrolle den Online-Teilnehmern übergeben
Nach den ersten Experimenten mit hybriden Seminaren haben wir uns intern darauf geeinigt, dass 2 Trainer dabei sind. Ein Trainer nimmt online teil und und der zweite Trainer moderiert vor Ort, um so beide Gruppen bestmöglich zu betreuen.
Methodisch dachte ich zuerst, dass es notwendig ist, so viel wie möglich über eine PowerPoint-Präsentation zu gestalten, vor Ort switchte ich aufgrund der Kreativität doch sehr schnell wieder auf Flipchart und Pinnwand. Da ein Flipchart ja gut beweglich ist, wurde dieser einfach immer wieder vor die Kamera geschoben – damit auch alle, alles lesen konnten. :)
Bei unserer Reflexion ein paar Tage später, lachten wir oft, denn vieles was wir im Vorhinein besprochen bzw. uns den Kopf zerbrochen haben, passierte vor Ort ganz oft, sehr spontan. Flexibilität ist hier einfach sehr gefragt, denn so manch Geplantes geht dann noch nicht wie gedacht oder anders einfach besser... Inhaltlich konnten wir alles gut unterbringen und da unsere Mitarbeiter eine hohe Disziplin an den Tag legten, lief es für alle sehr gut. Und obwohl manche Teilnehmer uns „nur“ von der Leinwand aus anlächelten, waren wir doch immer eine Gruppe - egal, wie man man Seminar teilnahm - und der Spaß kam ebenfalls nicht zu kurz.
Mein Fazit: Man muss selbst hybride Meetings machen um zu wissen, wo Tücken auftreten können. So kann man für sich selbst eine gute Lösung finden und es beim nächsten Mal besser planen. Technisch ist es gar nicht so die Herausforderung, eher das "faire" Einbeziehen aller Teilnehmer, sodass alle gleich viel von der Schulung mitnehmen können.
Da aktuell einige Kollegen und Mitarbeiter in Quarantäne oder Selbstisolation sind, ist das Thema "hybride Meetings" bei uns aktueller denn je und ich werde sicherlich noch vieles dazulernen und an der Umsetzung verbessern. :)
